WORKPLACE WELL-BEING SARLs

Politique de confidentialité
et de protection des données

Document	Informations
Version	Projet 2.0 – 21 août 2026
Date d’entrée en vigueur et de dernière mise à jour	21 août 2026
Responsable du document	Workplace Well-Being S.à r.l.-s
Public visé	Visiteurs du site, prospects, clients, participants et praticiens
Canal de publication	Site Wix de Workplace Well-Being

1. Objet et champ d’application

La présente politique explique comment Workplace Well-Being S.à r.l.-s (« Workplace Well-Being », « nous ») collecte, utilise, communique, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de son site internet hébergé sur Wix, de ses pages de réservation dédiées aux entreprises clientes, de ses formulaires, de ses échanges commerciaux, de ses paiements et de l’organisation de prestations de bien-être en entreprise.

Elle s’applique notamment aux visiteurs du site, représentants des entreprises clientes ou prospects, collaborateurs qui réservent une prestation, personnes inscrites sur une liste d’attente, participants à des ateliers, ainsi qu’aux praticiens et autres prestataires intervenant pour Workplace Well-Being.

Des informations complémentaires peuvent être fournies au moment de la collecte lorsqu’un traitement particulier l’exige. En cas de contradiction, l’information spécifique fournie au moment de la collecte prévaut pour le traitement concerné.

2. Identité du responsable du traitement

Mention	Information à publier
Dénomination	Workplace Well-Being S.à r.l.-s
Siège social	24 Bld des Scillas, L-2529 Luxembourg
RCS Luxembourg	B289356
Autorisation d’établissement	10170477/0 - 10170477/1
Numéro de TVA	LU36186479
E-mail vie privée	contact@workplacewb.com [ou Camille.procureur@icloud.com]
Téléphone	+352 661 884 190
Site	https://www.workplacewb.com/
Délégué à la protection des données	Aucun DPO désigné à ce jour

Sauf indication contraire, Workplace Well-Being détermine les finalités et les moyens des traitements décrits dans cette politique et agit comme responsable du traitement.

3. Répartition des rôles avec les entreprises clientes

Les prestations sont souvent proposées au sein d’une entreprise cliente. La qualification RGPD dépend du traitement effectivement réalisé et du contrat conclu :

Workplace Well-Being agit en principe comme responsable du traitement pour la gestion de ses propres relations commerciales, la fourniture de ses services, la sécurité, la facturation, le traitement des paiements, la défense de ses droits et, lorsqu’elle en détermine les modalités essentielles, la gestion directe des réservations.
L’entreprise cliente agit comme responsable du traitement pour ses propres finalités RH, sa communication interne, la détermination des personnes éligibles, le financement des prestations et toute utilisation interne de listes ou statistiques.
Lorsque Workplace Well-Being traite certaines données uniquement sur instructions documentées d’une entreprise cliente, elle peut agir comme sous-traitant. Un accord conforme à l’article 28 du RGPD doit alors encadrer le traitement.
Si les parties déterminent conjointement les finalités et moyens essentiels d’un traitement, un accord de responsabilité conjointe conforme à l’article 26 du RGPD doit répartir leurs obligations et l’essentiel de cet accord doit être mis à disposition des personnes concernées.

Confidentialité vis-à-vis de l’employeur
Workplace Well-Being ne communique pas à l’employeur le contenu d’échanges confidentiels avec un participant, ses contre-indications, ses symptômes, ses préférences corporelles ni aucune autre donnée de santé. Sauf nécessité particulière dûment justifiée, l’employeur ne reçoit que les informations strictement nécessaires à l’organisation et/ou des statistiques agrégées. Les listes nominatives de participation peut être transmises à l’ntreprise cliente.

4. Données traitées

Catégorie	Exemples
Identification et contact	Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle ou privée, téléphone, entreprise, fonction.
Réservation et participation	Entreprise ou page concernée, prestation choisie, date, heure, lieu, praticien, statut de réservation, annulation, liste d’attente, communications et rappels.
Compte et authentification	Identifiant, statut de membre Wix, mot de passe géré sous forme protégée par la plateforme, journaux de connexion.
Relation commerciale	Demandes de devis, contrats, historique des échanges, préférences, réunions, suivi client et données de facturation.
Paiement et transaction	Montant, devise, statut, référence de transaction, moyen de paiement tronqué. Les données complètes de carte sont traitées directement par le prestataire de paiement et ne sont pas destinées à être accessibles à Workplace Well-Being.
Données techniques	Adresse IP, identifiants de terminal ou navigateur, journaux, pages consultées, horodatages, source de trafic, consentements cookies.
Contenus transmis	Messages, réponses à des formulaires, retours de satisfaction, réclamations, pièces jointes et demandes d’exercice de droits.
Données relatives aux praticiens	Coordonnées, qualifications, disponibilités, missions, contrats, facturation, évaluations et éléments nécessaires au contrôle de la qualité.
Données sensibles éventuelles	Informations de santé ou contre-indications communiquées volontairement avant une prestation, uniquement si strictement nécessaires à la sécurité de la personne.

Nous demandons aux utilisateurs de ne pas transmettre d’informations médicales détaillées dans les champs libres, par e-mail ou à l’employeur. Lorsqu’une information de santé est nécessaire, elle doit être recueillie au moyen d’un canal et d’un accès adaptés, être limitée au strict nécessaire et être supprimée dès qu’elle n’est plus requise.

5. Finalités, bases juridiques et durées de conservation

Les durées ci-dessous constituent un cadre proposé. Elles doivent être alignées sur les obligations comptables luxembourgeoises, les délais de prescription applicables, les contrats clients et les réglages effectifs de Wix et des applications connectées.

Finalité	Données principales / base juridique	Durée proposée
Répondre aux demandes et établir une offre	Contact, entreprise, demande, échanges. Mesures précontractuelles et intérêt légitime à développer l’activité.	Demandes sans suite : 24 mois après le dernier contact, sauf opposition ou nécessité contentieuse.
Gérer la relation contractuelle B2B	Contacts professionnels, contrats, prestations, échanges. Exécution du contrat et intérêt légitime pour les contacts représentant une personne morale.	Durée de la relation puis durée nécessaire à la preuve et aux prescriptions applicables.
Gérer les réservations, rappels, annulations et listes d’attente	Identité, contact, créneau, entreprise, prestation. Exécution du service demandé ou mesures précontractuelles.	120 mois après la prestation, puis suppression ou anonymisation, sauf obligation ou litige.
Organiser et sécuriser les prestations	Informations pratiques et, exceptionnellement, contre-indications. Exécution du service; pour une donnée de santé : consentement explicite ou autre exception de l’art. 9.	Information de santé: suppression aussitôt la prestation achevée ou au plus tard sous 3650 jours, sauf obligation légale clairement identifiée.
Traiter les paiements et la comptabilité	Transaction, facture, coordonnées client. Exécution du contrat et obligations légales.	Selon les délais légaux comptables et fiscaux luxembourgeois: 10 ans pour les pièces comptables.
Mesurer la satisfaction et améliorer les services	Participation, réponses, commentaires. Intérêt légitime; consentement si le questionnaire révèle des données sensibles facultatives.	Résultats nominatifs : 12 mois, puis agrégation/anonymisation.
Établir des statistiques pour l’entreprise cliente	Taux de réservation, participation, satisfaction agrégée. Intérêt légitime ou exécution du contrat.	Données agrégées : durée de la relation; données sources selon la finalité initiale.
Envoyer des communications commerciales	Coordonnées et préférences. Consentement lorsque requis; intérêt légitime pour certaines communications B2B dans le respect du droit d’opposition.	Jusqu’au retrait/opposition ou 3 ans après le dernier contact actif.
Assurer la sécurité du site et prévenir la fraude	IP, journaux, terminal, incidents. Intérêt légitime et, selon le cas, obligation légale.	6 à 12 mois pour les journaux, plus longtemps en cas d’incident.
Gérer les droits et litiges	Identité, demande, preuve, correspondance. Obligation légale et défense de droits en justice.	Durée du traitement de la demande puis durée de prescription pertinente.
Recruter et gérer les praticiens	Candidature, qualifications, contrat, missions, paiement. Mesures précontractuelles, contrat et obligations légales.	Candidature non retenue : 120 mois avec accord; dossier contractuel selon obligations et prescriptions.

6. Données de santé et confidentialité des prestations

Certaines informations susceptibles de révéler l’état de santé constituent des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD. Leur traitement est en principe interdit, sauf si une exception légale s’applique en plus d’une base de licéité au titre de l’article 6.

Aucune donnée de santé ne doit être demandée pour réserver un créneau si elle n’est pas indispensable.
Une information strictement nécessaire à la sécurité d’une prestation peut être recueillie directement auprès du participant, idéalement juste avant la prestation, avec une information claire et, lorsque cette base est retenue, un consentement explicite, libre, spécifique, éclairé et révocable.
Le refus de fournir une information facultative n’affecte pas l’accès au service. Si une information est objectivement nécessaire à la sécurité, l’impossibilité de l’obtenir peut conduire à adapter ou refuser la prestation concernée.
L’accès est limité au praticien concerné et, si nécessaire, à une personne autorisée de Workplace Well-Being soumise à la confidentialité.
Les informations de santé ne sont pas intégrées à des rapports nominatifs adressés à l’employeur et ne sont pas utilisées à des fins commerciales.

Les prestations de bien-être proposées ne constituent pas un diagnostic ni un traitement médical. En cas de doute médical, la personne est invitée à consulter un professionnel de santé qualifié.

7. Origine des données

Les données proviennent principalement de la personne concernée lorsqu’elle consulte le site, complète un formulaire, réserve, paie, contacte Workplace Well-Being ou participe à une prestation. Elles peuvent aussi provenir :

de l’entreprise cliente, par exemple pour créer une page dédiée, confirmer l’éligibilité ou organiser une intervention, sous réserve qu’elle soit autorisée à communiquer les données et ait informé les personnes;
des outils utilisés pour le site, la réservation, le paiement et la sécurité;
de sources professionnelles publiques ou de recommandations, pour la prospection B2B, dans le respect des attentes raisonnables et du droit d’opposition;
des praticiens ou partenaires, dans la mesure nécessaire à l’organisation, la qualité ou au traitement d’une réclamation.

Lorsque les données n’ont pas été obtenues directement auprès de la personne, l’information prévue à l’article 14 du RGPD est fournie dans les délais légaux, sauf exception applicable.

8. Destinataires et accès aux données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions, notamment :

le personnel autorisé de Workplace Well-Being;
le praticien affecté à la prestation, uniquement pour les informations nécessaires à son intervention;
l’entreprise cliente, dans les limites décrites dans la présente politique et selon la répartition contractuelle des rôles;
les prestataires techniques et professionnels agissant comme sous-traitants ou responsables indépendants, tels que Wix, le prestataire de paiement, les outils d’e-mailing, de visioconférence, de comptabilité, de stockage, de support et les conseils juridiques/comptables;
les autorités, juridictions ou tiers autorisés lorsque la loi l’exige ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits.

Workplace Well-Being ne vend pas les données personnelles. La liste exacte des applications installées sur le site Wix et de leurs éditeurs doit être auditée avant publication.

9. Wix, paiements et autres prestataires

Le site et les pages de réservation sont hébergés au moyen des services Wix. Wix peut traiter des données pour fournir l’hébergement, la sécurité, les formulaires, les réservations, les comptes membres, les communications et les fonctionnalités activées par Workplace Well-Being. Les rôles exacts de Wix et des applications tierces peuvent varier selon la fonctionnalité.

Lorsque le paiement en ligne est activé, les données nécessaires à la transaction sont traitées par le prestataire de paiement sélectionné, notamment Stripe. Ce prestataire peut agir comme sous-traitant pour certains services et comme responsable indépendant pour ses propres obligations réglementaires, de prévention de la fraude et de conformité financière.

10. Transferts internationaux

Certains prestataires, notamment Wix, ses sociétés affiliées et sous-traitants, peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen, y compris aux États-Unis ou en Israël. Israël bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Pour les autres pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, les transferts doivent reposer sur un mécanisme conforme aux articles 44 et suivants du RGPD, par exemple les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires, ou sur un autre mécanisme légal applicable.

Les mécanismes effectivement invoqués, les entités contractantes, les lieux d’hébergement et les sous-traitants doivent être vérifiés dans les conditions et accords de traitement des données en vigueur de chaque prestataire. Une copie ou une description des garanties pertinentes peut être demandée à l’adresse indiquée à la section 16, sous réserve des restrictions légales et commerciales applicables.

11. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies, pixels, balises et technologies similaires. Ils peuvent être :

strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à l’authentification, au panier, au paiement ou à la mémorisation des choix de confidentialité;
fonctionnels, pour améliorer l’expérience ou mémoriser des préférences;
analytiques, pour mesurer l’audience et l’utilisation du site;
publicitaires ou liés aux réseaux sociaux, pour mesurer des campagnes ou personnaliser des contenus.

Les cookies non strictement nécessaires ne sont déposés ou lus qu’après un consentement valable, préalable, spécifique par finalité, libre et aussi facile à retirer qu’à donner. Le refus doit être possible sans préjudice et le choix est conservé pendant une durée proportionnée. L’utilisateur peut modifier son choix à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » disponible sur le site.

Le bandeau et la politique de cookies doivent indiquer, pour chaque traceur actif, son nom, son fournisseur, sa finalité, sa durée, sa catégorie et, le cas échéant, le transfert hors EEE. Le journal de consentement est conservé afin de démontrer les choix exprimés.

12. Sécurité et confidentialité

Workplace Well-Being met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque, pouvant inclure le contrôle des accès selon le besoin d’en connaître, l’authentification renforcée, la gestion des habilitations, le chiffrement en transit, la sauvegarde, la journalisation, la confidentialité contractuelle, la sélection et l’encadrement des prestataires, la sensibilisation des intervenants, la gestion des incidents et la limitation des données.

Aucune méthode de transmission ou de stockage ne garantit une sécurité absolue. En cas de violation de données, Workplace Well-Being applique une procédure d’évaluation et, lorsque le RGPD l’exige, notifie la CNPD dans les meilleurs délais et si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, et informe les personnes concernées lorsque le risque est élevé.

13. Décisions automatisées

Workplace Well-Being ne prend pas, sur la seule base d’un traitement automatisé, de décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative les personnes au sens de l’article 22 du RGPD. Les automatisations de confirmation, rappel, annulation, liste d’attente ou routage de messages sont des fonctions administratives et n’emportent pas une telle décision.

14. Mineurs

Le site et les prestations B2B ne ciblent pas les enfants. Si une activité est exceptionnellement destinée à des mineurs, une information spécifique, une base juridique adaptée et, lorsque requis, l’autorisation du titulaire de l’autorité parentale seront mises en place avant la collecte.

15. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, toute personne concernée peut demander :

l’accès à ses données et une copie de celles-ci;
la rectification de données inexactes ou incomplètes;
l’effacement de ses données;
la limitation du traitement;
la portabilité des données fournies, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et réalisé à l’aide de procédés automatisés;
le retrait de son consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur;
l’opposition, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime; en matière de prospection directe, l’opposition est possible à tout moment et sans justification;
de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé lorsque les conditions de l’article 22 sont réunies;
l’obtention d’informations sur les garanties encadrant certains transferts internationaux.

La demande peut être adressée à contact@workplacewb.com avec suffisamment d’informations pour identifier la personne et le traitement concerné. Une preuve d’identité proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable. Elle ne doit pas être envoyée spontanément. Workplace Well-Being répond en principe dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, après information de la personne.

Ces droits ne sont pas absolus et peuvent être limités conformément à la loi, notamment pour protéger les droits d’autrui, respecter une obligation légale ou défendre des droits en justice.

16. Réclamation auprès de la CNPD

Sans préjudice de tout autre recours, une personne peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de son lieu de résidence ou de travail, ou du lieu de la violation alléguée. Au Luxembourg :

Autorité	Coordonnées
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)	15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg www.cnpd.public.lu Coordonnées à vérifier avant publication.

Nous encourageons les personnes à nous contacter d’abord afin que nous puissions examiner leur demande.

17. Liens et services tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites ou services tiers. Leurs pratiques relèvent de leurs propres politiques de confidentialité. Workplace Well-Being invite les utilisateurs à les consulter et n’est pas responsable des traitements déterminés exclusivement par ces tiers.

18. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de refléter une évolution juridique, technique ou opérationnelle. La version à jour et sa date d’entrée en vigueur sont publiées sur le site. En cas de modification substantielle, une information appropriée est fournie par un moyen proportionné à l’impact du changement.

19. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement des données personnelles :

Contact vie privée	Coordonnées
Workplace Well-Being S.à r.l.-s	E-mail : contact@workplacewb.com Téléphone : +352 661 884 190 Courrier : 24 Bld des Scillas, L-2529 Luxembourg

Annexe A – Sources juridiques et techniques consultées

Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), notamment art. 5, 6, 9, 12–14, 15–22, 24–26, 28, 30, 32–36 et 44–49
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=fr

CNPD – Guide de mise en conformité au RGPD
https://cnpd.public.lu/fr/dossiers-thematiques/Reglement-general-sur-la-protection-des-donnees/responsabilite-accrue-des-responsables-du-traitement/guide-preparation-rgpd.html

CNPD – Principes applicables aux cookies
https://cnpd.public.lu/fr/dossiers-thematiques/cookies0/cookies/principes-applicables.html

CNPD – Droits des personnes
https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/vos-droits/droit-acces.html

Wix – Privacy and GDPR Help Center
https://support.wix.com/en/privacy-and-gdpr

Wix Trust Center – FAQ sur les lieux de traitement
https://www.wix.com/trust-center/faq

Stripe – Data Processing Agreement
https://stripe.com/legal/dpa

Stripe – Privacy Center
https://stripe.com/legal/privacy-center

Sources consultées le 21 août 2026. Les contrats, fonctionnalités et listes de sous-traitants sont susceptibles d’évoluer et doivent être revérifiés lors de la revue finale.